Cómo escoger el mejor gestor documental

Cada vez son más las organizaciones que se están alejando de los documentos en papel y están dando el salto al mundo digital. El aumento de la productividad y el mayor control sobre la información de la empresa, hace que esta sea la opción más viable. Pero, ¿cómo elegir el mejor gestor documental para tu empresa? Te damos algunas claves 😉

¿Qué debe tener un buen gestor documental?

Hay muchos factores que debes tener en cuenta a la hora de elegir el mejor sistema de gestión documental (para tu empresa). ¿Versatilidad? ¿Precio? ¿Seguridad? ¿Almacenamiento?

gestión documental empresa

Almacenamiento eficaz

¿Qué quiere decir esto? Tu empresa necesitará una herramienta que le permita el almacenamiento de diferentes tipos de documentos, incluyendo archivos de procesamiento de textos, correos electrónicos, archivos PDF y hojas de cálculo.

Sistema de clasificación

El gestor documental debe tener un sistema de clasificación optimizado y que permita asignar permisos de acceso (tanto individuales como grupales).

Recuperación de la información

¿Nunca se te ha perdido un documento por no haber guardado a tiempo o por no haber duplicado bien la información? Esta herramienta te facilita la recuperación de versiones anteriores de documentos editados, de forma inmediata y sencilla.

Seguridad

Es clave que el gestor documental sea de total confianza y una herramienta profesional. La seguridad debe ser infalible ante cualquier posible «hackeo».

Buscador potente

Vas a apostar por la transformación digital para mejorar la productividad de tu empresa, ¿cierto? Por ello, es clave contar con un buscador que permita encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda. Que funcione de forma ágil y precisa, en el que puedas hacer búsquedas de archivos, por ejemplo, por palabras claves.

Flujos de trabajo

A través de los cuales se definan acciones, tareas y procesos y permita al equipo ser mucho más ágil y productivo en su día a día.

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Estos son los factores claves que tu empresa (y tú) deberá tener en cuenta para escoger el mejor gestor documental 👍

Si quieres dar el salto al mundo digital, ¡cuenta con nosotros!

 

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