Los documentos de las empresas tienen unas características que varían de unas a otras, de forma que cada Organización necesitará explotar su información y gestionar su archivo de manera distinta. Realizar un adecuado tratamiento de la información, requiere un estudio previo de la estructura, funcionamiento y necesidades de la propia empresa, como paso previo en la implantación de un proyecto en gestión documental.

Los Servicios de Consultoría Documental de Control Once ayudan a las organizaciones a obtener el máximo valor de la gestión documental empresarial controlando toda la actividad en la gestión de sus documentos.

Nuestros servicios ayudan a ahorrar tiempo y dinero en los procesos de trabajo mediante la supervisión de los movimientos y consultas de los documentos por el personal de su empresa.

Nuestro equipo actúa en toda la empresa para coordinar y ejecutar un modelo estratégico para el uso de documentos, así como la información que contienen, de forma novedosa. Disponemos de personal especializado que estudia la problemática documental y elabora las recomendaciones pertinentes en todo lo relacionado con el flujo de la documentación, su organización, clasificación, archivo y recuperación. Todo ello conlleva:

- Análisis y definición de las estructuras de información.

- Diseño de los criterios de organización orientados a su archivo.

- Definición de las series y tipologías documentales.

- Definición del cuadro de clasificación basándose en la estructura de la compañía.

- Crear la denominación del contenido de los distintos documentos.

- Establecer el ciclo de vida de cada documento.

- Determinación de las condiciones de expurgo de cada tipo de documento.

Una consultoría documental puede abordar un conjunto casi inabarcable de ámbitos de estudio (valoración documental, organización de fondos, digitalización, expurgo, externalización de custodia, normativa, catálogos de servicio, modernización…). Será el propio proyecto el que nos diga qué debemos estudiar. La meta y los objetivos definidos en el mismo nos facilitan la respuesta. En general, dos tipos de datos conformarán nuestro modelo de captura de información: Por un lado tenemos datos de naturaleza cuantitativa cuyo objetivo es determinar cantidades (metros lineales, unidades de instalación, número de documentos, depósitos, incremento anual del fondo documental, registros de descripción en la base de datos del archivo…). Pero además de los datos cuantitativos será necesario manejar datos cualitativos, es decir si el anterior enfoque permite determinar cantidades en este caso se trata de descubrir o identificar elementos. Por ejemplo, recabar información sobre el estado de los cuadros de clasificación, la normativa interna de gestión documental, los criterios de expurgo, los criterios de confidencialidad… En un proyecto de consultoría la toma de datos puede representar entre el 30% al 40% del esfuerzo total del proyecto. Dicho de otro modo, si se hace mal el proyecto es ruinoso y la calidad seguramente cuestionable. La toma de datos debe estar alineada con los objetivos y con los resultados esperados y debe existir una gran disciplina y experiencia suficiente en la recopilación de información. Esta fase del proyecto no admite errores, si la captura de datos es inadecuada el resultado final es deficiente.