Digitalización de documentos: ¿en qué consiste el proceso?

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital.
En una época regida por las comunicaciones y la información, se hace imprescindible la implantación de herramientas que permitan a las empresas gestionar adecuadamente su documentación. De este modo, se sustituye el espacio físico ocupado por los documentos, por espacio digital.

Hoy te contamos en qué consiste el proceso de digitalización de documentos y porqué es positiva para tu empresa.

Qué es la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
Tener los documentos en formato digital supone un aumento en tiempo y dinero. Mayor productividad y eficacia en la gestión.
Digitalizar los documentos de tu empresa significa apostar a futuro, mejorar la gestión diaria y la productividad.

Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Sin embargo, los cambios tecnológicos y la transformación digital, han hecho que cada vez sean más la empresas que apuesten por sustituir sus documentos físicos por un formato digital mucho más accesible.

Proceso de digitalización de documentos

En el proceso de digitalización de documentos, textos e imágenes se convierten en formatos digitales. Cada empresa debe realizar cierto trabajo previo con su documentación, pero una vez organizada y seleccionada, los pasos para digitalizar todo los documentos serían:

  1. Desgrapado y Preparación: contribuye a la calidad de la imagen resultante.
  2. Ordenación, clasificación y codificación que garantizará que la consulta y acceso a los documentos se realice de una manera más ágil.
  3. Digitalización. El proceso de digitalización es completamente flexible. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la máxima calidad.
  4. Indexación de las imágenes obtenidas que permitirán al usuario realizar las búsquedas y consultas de los documentos de manera ágil, sencilla e inmediata.
  5. Reconstrucción. Grapado, archivado en carpetas, encuadernado…

digitalización de documentos

La digitalización de los documentos permite tener un control mayor en cuanto a la información que recibe y produce. Esto contribuye al crecimiento, a la eficacia, la eficiencia y la evolución de la empresa. ¿Te animas a dar el salto? 😉