Convertir sus documentos en formato papel en documentos con formato digital, le permitirá recuperar espacio en su empresa y destinar el emplazamiento de su archivo a otros fines de mayor rentabilidad.

En general, el proceso de digitalización requiere:

Desgrapado y preparación. La digitalización en escáneres de alta producción requiere que todas las hojas que componen los documentos no tengan elementos de sujeción ni partes dobladas. La preparación de los documentos como paso previo al proceso de digitalización contribuye a la calidad de la imagen resultante.

Ordenación, clasificación y codificación. El proceso de clasificación, ordenación y codificación se centra en la identificación, clasificación y codificación de los documentos que componen la unidad documental de mayor nivel. Un criterio óptimo de clasificación garantizará que la consulta y acceso a los documentos se realice de una manera ágil y precisa. Por ejemplo: Si se trata de un expediente de préstamo de una Entidad Bancaria, podría establecerse una clasificación documental que distinga entre los documentos: NIF de los prestatarios, declaraciones de renta, nóminas, evaluación del riesgo, garantías, póliza de préstamo…

Digitalización. El proceso de digitalización es completamente flexible y se adapta a las características particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la máxima calidad de la misma.

Indexación. El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas (documentos TIF, PDF…). Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los metadatos que permitirán al usuario final realizar las búsquedas y consultas de los documentos de manera ágil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podríamos fijar como metadatos de cada factura: Número de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base Imponible…

Reconstrucción de los documentos. Grapado, archivado en carpetas, encuadernado…

Tas la digitalización, los documentos en papel podrán ser: a) devueltos al cliente, b) custodiados en las instalaciones de Control Once o c) destruidos. Cada caso requerirá un tratamiento diferente en la reconstrucción de los documentos digitalizados.

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA.

Desde el 10 de abril de 2007 es posible digitalizar los documentos en papel de interés tributario (especialmente las facturas), incorporando al proceso una firma electrónica cualificada y cumpliendo ciertos requisitos respecto a la custodia de la base de datos documental. El proceso permite que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que los de papel, de forma que no es necesario custodiar tales documentos. Es decir, tras la digitalización se pueden destruir los documentos en papel. La base de datos resultante permite acceder a los documentos instantáneamente y aportarlos en caso de auditoria o inspección tributaria. Para el desarrollo de este servicio, Control Once cuenta colabora de forma activa con INDENOVA, empresa que ha desarrollado eSsigna Digital Scan, un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria para el desarrollo de digitalización de forma certificada. 

Marco Legal: ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.