Digitalización

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Desgrapado y Preparación

La digitalización en escáneres de alta producción requiere que todas las hojas que componen los documentos no tengan elementos de sujeción ni partes dobladas. La preparación de los documentos como paso previo al proceso de digitalización contribuye a la calidad de la imagen resultante.

Ordenación, clasificación y codificación

El proceso de clasificación, ordenación y codificación se centra en la identificación, clasificación y codificación de los documentos que componen la unidad documental de mayor nivel. Un criterio óptimo de clasificación garantizará que la consulta y acceso a los documentos se realice de una manera ágil y precisa. Por ejemplo: Si se trata de un expediente de préstamo de una Entidad Bancaria, podría establecerse una clasificación documental que distinga entre los documentos: NIF de los prestatarios, declaraciones de renta, nóminas, evaluación del riesgo, garantías, póliza de préstamo…

Digitalización

El proceso de digitalización es completamente flexible y se adapta a las características particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y funciones adecuados para conseguir la máxima calidad de la misma.

Indexación

El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas (documentos TIF, PDF…). Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los metadatos que permitirán al usuario final realizar las búsquedas y consultas de los documentos de manera ágil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podríamos fijar como metadatos de cada factura: Número de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base Imponible…

El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas (documentos TIF, PDF…). Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los metadatos que permitirán al usuario final realizar las búsquedas y consultas de los documentos de manera ágil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podríamos fijar como metadatos de cada factura: Número de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base Imponible…

Reconstrucción

Grapado, archivado en carpetas, encuadernado…

Tras la digitalización, los documentos en papel podrán ser: a) devueltos al cliente, b) custodiados en las instalaciones de Control Once o c) destruidos.

Cada caso requerirá un tratamiento diferente en la reconstrucción de los documentos digitalizados.

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