Digitalizar documentos y escanear, ¿es lo mismo?

No, digitalizar documentos y escanear no es lo mismo. Aunque a priori parezca que el proceso es el mismo, pasar unas hojas por un escáner y crear un documento digital, los propósitos son diferentes. ¿Quieres saber cuáles son las diferencias?

¿Qué es digitalizar documentos?

Antes de contarte cuáles son las diferencias entre ambos procesos, lo mejor es que entiendas qué es cada término: digitalizar documentos y escanear documentos.

Escanear documentos

La digitalización va un paso más allá. No solo escanea el documento, sino que analiza su información.
Es la acción de leer un archivo físico con un escáner y enviarlo al pc, generando un archivo PDF, con un nombre que genera automáticamente el escáner.

Digitalizar documentos

Además del proceso de escaneo, la digitalización analiza la información y obtiene datos del documento (los cuáles utiliza para renombrar el archivo, crear carpetas, enviar información a bases de datos…).

Digitalizar documentos

Los motivos por los que digitalizar documentos y escanear no es lo mismo

ESCANEAR DOCUMENTOS DIGITALIZAR DOCUMENTOS
No puedes seleccionar el formato del archivo, se genera automáticamente. Puedes seleccionar el formato del archivo que te convenga para cada documento.
Lee el archivo físico y genera un PDF. Busca la optimización de los archivos: organización de la información, formato del archivo, compresión de alta calidad…
La agrupación documental se realiza de forma “física” (estableciendo el principio y fin de cada documento en el momento del escaneo). La agrupación documental se define a partir de la indización
La trazabilidad del proceso se controla por software, el cual deja registro automático de todas las acciones realizadas sobre el documento durante su digitalización.

Ahora ya sabes cuáles son las diferencias entre escanear un documento y digitalizar documentos. ¿Tienes alguna duda más?